Digitalisierung: Wie kleine und mittelständische Unternehmen von modernem EDI profitieren
Die Digitalisierung ist eines der zentralsten Themen für Unternehmen in Deutschland. Trotz der großen Bedeutung stagnierte der Digitalisierungsindex in den Jahren 2023 und 2024 – doch woran liegt das? Während IKT-Betriebe (Informations- und Kommunikationstechnik) die Nase im Rennen weit vorn und Prozesse weitestgehend digitalisiert haben, gibt es bei kleinen und mittelständischen Unternehmen Aufholbedarf. Die Implementierung eines EDI-Systems ist dafür die Grundlage – wir zeigen, wie der Umstieg ohne Probleme gelingt!
Was ist ein EDI-System?
Die Abkürzung EDI steht für „Electronic Data Interchange“ und beschreibt ein im Betrieb integriertes System, welches den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten aller Art ermöglicht. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine oder Gehaltsabrechnungen in einem standardisierten Format.
Ziel der EDI-Software in einem Unternehmen ist es, dass alle Vorgänge weitestgehend ohne menschliche Interaktion abgewickelt werden. Dabei kommuniziert das eigene, digitale Warenwirtschaftssystem auch mit dem des Empfängers und erlaubt so einen reibungslosen Austausch von Daten. Zudem werden alle Unterlagen sowohl rechtssicher als auch einheitlich abgelegt, sodass die spätere Bearbeitung und Rückverfolgbarkeit gewährleistet sind.
Die Vorzüge einer eigenen EDI-Software
In der Groß- und Automobilindustrie gehören EDI-Programme schon lange zum gängigen Standard und erlauben eine unkomplizierte Kommunikation mit Zulieferern und Kunden. Bis zu 90 Prozent der alltäglichen Vorgänge werden so automatisiert und rechtssicher erledigt. Zu den umfangreichen Vorteilen gehören unter anderem:
- Geringere Quote an menschlichen Fehlern und Verwechslungen
- Kostensenkung durch automatisierte Prozesse und weniger Personal
- Vielseitige mögliche Automatisierungen, etwa im außergerichtlichen Mahnwesen
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch wegfallende repetitive Aufgaben
- Schnellere, effizientere und transparentere Geschäftsprozesse
- Einfache Nachverfolgbarkeit und Überprüfung, beispielsweise durch staatliche Behörden
- Verbesserung der Beziehung zu Kunden durch abgestimmte und individuelle Abläufe
In Zahlen ausgedrückt: Durch konsequente Automatisierung und Digitalisierung in der Verwaltung können Einsparungen von bis zu 60–70 % erzielt werden, wie in Berichten des Fraunhofer-Instituts und der Lünedonk-Studie dokumentiert wurde.
Darum zögern viele KMU, ein EDI-System einzuführen
Bisher setzen in erster Linie große Konzerne und internationale Handelsunternehmen auf ein EDI-System, um alle Geschäftsprozesse weitestgehend zu automatisieren und zu digitalisieren. Kleine und mittlere Unternehmen schrecken häufig vor der Umstellung zurück, da sie die damit verbundenen Kosten und Komplexität scheuen. EDI erfordert schließlich immer Investitionen in spezielle Software, Schulungen und IT-Infrastruktur; dazu kommen Bedenken, ob sich das neue System in bestehende, aber manuelle Prozesse integrieren lässt. Zusammenfassend sind es die Gewohnheit und die oft weniger flexible finanzielle Situation, die dafür sorgen, dass keine vollständige Digitalisierung stattfindet.
Doch diese Bedenken sind heute weitestgehend unbegründet. Moderne EDI-Lösungen sind einfach zu bedienen, cloudbasiert und nicht mehr unverhältnismäßig teuer. Zudem wird in der Regel keine vollständig neue IT-Infrastruktur mehr benötigt, was die Einstiegshürden erheblich senkt. Dank dieser Entwicklungen können KMU die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse steigern, Fehler reduzieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen, ohne hohe Anfangsinvestitionen oder langwierige Schulungen befürchten zu müssen.
EDI-Anbindung im Unternehmen einführen – So geht’s!
Heute ist es für kleine und mittlere Unternehmen kein Problem mehr, EDI zu nutzen und damit ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu steigern. Damit es im geschäftlichen Alltag mit der Software zu keinen Schwierigkeiten kommt, sollten zunächst die folgenden Voraussetzungen geschaffen werden:
- Datenaustausch-Standard festlegen: Der Datenstandard definiert, in welcher Form, Position und Art die Übertragung stattfindet. Der wohl bekannteste Standard für den Datenaustausch im Unternehmensbereich ist EDIFACT. Aus diesem haben sich viele Subkategorien für unterschiedliche Branchen entwickelt, beispielsweise EANCOM für die Konsumgüterindustrie. Einen einheitlichen Datenstandard festzulegen verhindert, dass es anschließend zu Abstimmungsschwierigkeiten kommt.
- Organisation mit Geschäftspartnern: Wenn der Standard festgelegt und die Aufbereitung von Daten klar vereinbart wurde, muss der Datentransfer mit Geschäftspartnern organisiert und geplant werden. Dieser findet aus Sicherheitsgründen über verschlüsselte Verbindungen statt. Bekannt sind hier in Deutschland zum Beispiel X.400 oder AS2. Grundsätzlich gilt bei den Kommunikationswegen: je weniger menschliche Eingriffe nötig werden, desto besser.
- Datenqualität und -menge prüfen: Damit das EDI-System alle Daten vollautomatisch verarbeitet und erkennt, ist eine hohe Stammdatenqualität entscheidend. Dazu ein Beispiel: Ein gekaufter Artikel kann nur dann automatisch an die Warenwirtschaftssysteme eines Kunden übermittelt werden, wenn dieser dort auch mit allen benötigten Stammdaten angelegt ist.
Die Einführung einer EDI-Anbindung wird komplizierter, wenn innerhalb des Unternehmens viele komplexe Prozesse stattfinden. Braucht es etwa Daten aus verschiedenen Quellen, um eine Information weiterzugeben, führt das zu einem hohen Aufwand bei der Implementierung in das EDI-System. Vor der Einführung sollte der Fokus also darauf liegen, alle Prozesse so schlank wie möglich zu gestalten.
EDI in Warenwirtschaft und wichtige Unternehmenssysteme einbinden
Ein modernes Warenwirtschaftssystem findet auch in vielen kleineren Unternehmen bereits Anwendung und kann ohne großen Aufwand um EDI-Komponenten erweitert werden. Anschließend lassen sich Geschäftsdaten in EDI-Datenformaten elektronisch unter den Systemen austauschen. Nach der Umstellung sind alle EDI-Funktionen in die Warenwirtschaft integriert. Der Nutzer muss das Programm also nicht verlassen, um zum Beispiel den Status einer Lieferung zu überprüfen und diese zurückzuverfolgen. Das spart wertvolle Zeit und ermöglicht ein Arbeiten im gewohnten Umfeld des WWS.
Bei der Auswahl der passenden EDI-Lösung sollten Unternehmen darauf achten, dass diese auch mit anderer genutzter Software kompatibel ist. Dazu zählen unter anderem die Software für Lagerwirtschaft, verschiedene E-Commerce-Programme oder auch Warehousing-Systeme, um das Fulfillment an einen anderen Dienstleister auszulagern. Nur wenn alle diese Systeme ineinandergreifen und zusammenarbeiten, unterstützt die EDI-Anbindung auch wirklich in allen Unternehmensbereichen.
EDI und KMU – Eine perfekte Kombination!
Der elektronische Datenaustausch ist gerade für kleine und mittelständische Unternehmen eine hervorragende Gelegenheit, Geschäftsprozesse zu optimieren und so Kosten zu sparen. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wird das eigene Personal entlastet und Flüchtigkeitsfehler werden frühzeitig erkannt. Die ganzheitliche Anbindung an alle Unternehmensbereiche verhindert zudem ein ineffizientes Durcheinander und sorgt dafür, dass alle Dokumente an einem Ort klar nachvollziehbar zu finden sind.
Die EDI-Anbindung wird zu einem festen Teil jedes Unternehmens und kann gerade in Zeiten des Fachkräftemangels und demografischen Wandels die langersehnte Entlastung bringen. Der Umstieg lohnt sich – und sollte nicht mehr aufgeschoben werden.
